Facturen maken zzp gratis: zo doe je het foutloos in 2026

Je hebt je eerste opdracht binnen en nu moet er een factuur uit. Maar wat moet daar eigenlijk allemaal op staan? En kan dat ook gewoon gratis, zonder dure software? Dat kan zeker. Facturen maken zzp gratis is prima mogelijk met een online factuurtool, mits je factuur aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst voldoet. In deze gids laten we zien wat er verplicht op moet, hoe je in een paar minuten een nette factuur maakt en wanneer het slim is om over te stappen naar echte boekhoudsoftware.

Wat is een factuur precies?

Een factuur is een officieel document waarmee je je klant vraagt om te betalen voor geleverde producten of diensten. Voor de Belastingdienst is het ook je bewijs van omzet en de basis voor je btw-aangifte. Een factuur is dus geen vrijblijvend briefje: er gelden concrete regels voor wat erop moet staan. Voldoet je factuur niet, dan kan je klant de btw niet terugvragen en kun jij problemen krijgen bij een controle.

Welke gegevens zijn verplicht op een zzp-factuur?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een factuur. Mis je een verplicht gegeven, dan is je factuur formeel ongeldig. Hieronder zie je precies wat erop moet.

Vergeet ook je IBAN en een duidelijke betaaltermijn niet. Die zijn niet wettelijk verplicht, maar je wilt natuurlijk wel graag betaald worden. Een gebruikelijke termijn is 14 of 30 dagen.

Een rekenvoorbeeld met btw

Stel, je stuurt een factuur voor 10 uur werk tegen €60 per uur. Dan reken je het zo:

• Bedrag exclusief btw: 10 × €60 = €600,00
• Btw 21%: €600 × 0,21 = €126,00
• Totaal inclusief btw: €726,00

Dat totaalbedrag van €726 betaalt je klant. De €126 aan btw is niet van jou: die draag je af bij je btw-aangifte. Reken daarom altijd door wat je écht overhoudt voordat je een tarief afspreekt.

Doe je mee met de KOR?

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan bereken je geen btw en zet je op je factuur geen btw-tarief. In plaats daarvan vermeld je dat je de KOR toepast. Een KOR-factuurregel ziet er bijvoorbeeld zo uit: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van de kleineondernemersregeling (artikel 25 Wet OB)." Je zet dan enkel het bedrag zonder btw op de factuur, dus geen tariefkolom en geen btw-bedrag.

Let op: "btw verlegd" is iets anders. Dat slaat op de verleggingsregeling, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw, en niet op de KOR. Je btw-identificatienummer hoef je bij de KOR niet te vermelden, maar het mag wel.

Facturen maken zzp gratis: welke opties heb je?

Er zijn ruwweg drie manieren om gratis facturen te maken als zzp'er. Elk heeft z'n voordelen en nadelen. In de tabel zie je snel welke bij jou past.

1. Een online factuurtool

De snelste en meest foutloze manier is een online factuurtool. Je vult je gegevens in, kiest een btw-tarief en de tool rekent alles automatisch uit. Je hoeft zelf niet na te denken over welke velden verplicht zijn, want die staan er al in. Met onze eigen gratis factuurtool maak je binnen een paar minuten een nette, kloppende factuur die je meteen als pdf kunt versturen. Handig als je net begint en nog geen boekhoudpakket wilt.

2. Een template in Word of Excel

Je kunt ook zelf een sjabloon maken of downloaden in Word of Excel. Dat is gratis en flexibel, maar het risico op fouten is groter. Je moet zelf je factuurnummers bijhouden, de btw handmatig berekenen en oppassen dat je geen verplicht veld vergeet. Bij een handjevol facturen per jaar kan het prima werken, maar het wordt al snel rommelig.

3. Gratis boekhoudsoftware

Sommige boekhoudpakketten hebben een gratis instapversie waarmee je ook facturen maakt. Denk aan Tellow of Jortt, die allebei vanaf €0 per maand starten. Het voordeel is dat je facturen meteen in je administratie staan, wat later handig is voor je btw-aangifte. Wat écht gratis is en waar de addertjes zitten, lees je in ons artikel over boekhoudprogramma's voor zzp gratis.

Stappenplan: zo maak je in 5 minuten een factuur

1. Verzamel je bedrijfsgegevens. Zorg dat je KVK-nummer, btw-identificatienummer en IBAN bij de hand hebt.
2. Kies een factuurnummer. Begin bijvoorbeeld bij 2026-001 en tel elke factuur netjes op.
3. Vul de klantgegevens in. Bedrijfsnaam, contactpersoon en adres van je opdrachtgever.
4. Beschrijf je werk. Zet duidelijk neer wat je hebt geleverd, met aantal en tarief.
5. Bereken de btw. Kies het juiste tarief en laat de tool het btw-bedrag en totaal uitrekenen.
6. Voeg je betaaltermijn toe. Bijvoorbeeld "Graag betalen binnen 14 dagen".
7. Controleer en verstuur. Sla de factuur op als pdf en mail 'm naar je klant.

Bewaar elke factuur minimaal zeven jaar. De Belastingdienst kan er om vragen en het is je bewijs voor de btw-aangifte. Meer over de deadlines en tarieven lees je in onze gids over de btw-aangifte zzp 2026.

Wordt je factuur niet op tijd betaald?

Betaalt je klant niet binnen de afgesproken termijn, dan hoef je niet lijdzaam af te wachten. Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering met een nieuwe termijn van bijvoorbeeld 7 dagen. Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning waarin je verwijst naar de wettelijke betaaltermijn en aankondigt dat je verdere kosten in rekening brengt. Bij zakelijke klanten mag je na de aanmaning de wettelijke rente en incassokosten doorbelasten. Een boekhoudpakket houdt automatisch bij welke facturen openstaan en herinnert je (of je klant) er zelf aan, zodat je nooit een openstaande post over het hoofd ziet.

Wanneer is gratis niet meer genoeg?

Een gratis factuurtool is ideaal voor je eerste stappen. Maar zodra je meer opdrachten krijgt, loop je tegen grenzen aan. Je wilt herinneringen sturen bij late betaling, je uitgaven bijhouden, bonnetjes scannen en aan het einde van het kwartaal met één druk op de knop je btw-aangifte klaar hebben. Dan is het tijd voor echte boekhoudsoftware.

Onze favoriet voor de zzp'er die verwacht te groeien is SnelStart. Je begint klein met facturen en boekhouden, en het pakket groeit gewoon met je mee als je later personeel, een kassa of handel toevoegt. SnelStart start vanaf €9,50 per maand en scoort bij ons een 4.7 uit 5, de hoogste beoordeling in onze vergelijking. Fijn dat je niet halverwege je administratie hoeft te verhuizen naar een ander systeem.

Zoek je vooral maximale functionaliteit voor de laagste prijs? Dan is e-Boekhouden.nl (vanaf €9,95 per maand) sterk. Wil je de prettigste gebruikerservaring, dan is Moneybird (vanaf €3 per maand) een aanrader. Twijfel je welk pakket bij jou past? Doe onze keuzehulp en krijg in zes vragen een persoonlijk advies.

Waarom facturen in je boekhouding handig is

Het grote voordeel van facturen maken binnen een boekhoudpakket is dat alles automatisch klopt. Je omzet, btw en openstaande posten worden meteen bijgewerkt. Bij je btw-aangifte hoef je dan niks meer bij elkaar te zoeken. Bij een losse factuurtool moet je die cijfers later alsnog ergens invoeren. Zodra je meer dan een paar facturen per maand stuurt, verdient een pakket zich zo terug in tijd en rust.

Veelgestelde vragen

Kan ik echt gratis facturen maken als zzp'er?

Ja. Met een online tool zoals onze gratis factuurtool maak je zonder kosten een factuur die aan alle wettelijke eisen voldoet. Ook gratis instapversies van pakketten als Tellow en Jortt (beide vanaf €0 per maand) bieden facturatie. Let wel op dat sommige "gratis" pakketten later betaald worden zodra je meer functies wilt.

Moet ik een btw-nummer op mijn factuur zetten?

Ja, je btw-identificatienummer is verplicht op elke factuur, tenzij je de kleineondernemersregeling (KOR) toepast. In dat geval bereken je geen btw en vermeld je dat de KOR van toepassing is. Het format van je btw-identificatienummer is NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en daarna 2 cijfers (B01 tot en met B99), bijvoorbeeld NL123456789B01.

Hoe moet ik mijn factuurnummers nummeren?

Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, zonder gaten in de reeks. Je mag zelf een systeem kiezen, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Een boekhoudpakket doet dit automatisch, zodat je nooit per ongeluk een nummer overslaat of dubbel gebruikt.

Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?

Je bent verplicht om je facturen minimaal zeven jaar te bewaren. Dat geldt voor zowel verstuurde als ontvangen facturen. De Belastingdienst kan hier bij een controle om vragen. Digitaal bewaren mag, dus een goed geordende map of een boekhoudpakket is voldoende.

Mag ik als starter zonder btw factureren?

Alleen als je bent aangemeld voor de KOR of als je diensten onder een btw-vrijstelling vallen. In alle andere gevallen breng je gewoon btw in rekening, meestal 21%. Twijfel je? Vraag het na bij de Belastingdienst of je boekhouder voordat je je eerste factuur verstuurt.

Direct aan de slag

Facturen maken hoeft geen gedoe te zijn. Begin gratis en foutloos met onze gratis factuurtool en stuur binnen een paar minuten je eerste professionele factuur. Groeit je onderneming en wil je facturen, boekhouden en btw-aangifte in één systeem? Bekijk dan SnelStart, het pakket dat met je meegroeit van startende zzp'er tot volwaardig bedrijf.